Controlul DSP in Stomatologie – Ghid Complet al Inspectiilor

Ce poti afla despre controlul efectuat intr-un cabinet stomatologic:

• De ce este important sa fim pregatiti pentru inspectii?
• Controlul DSP – Ce documente si proceduri sunt verificate?
• Controlul ANMDMR – Trasabilitate si dispozitive medicale
• Control ANAF – Aspecte fiscale si documente
• Controlul CNCAN – Echipamente radiologice
• Controlul ITM – Legislatia muncii
• Control ANPC – Protectia consumatorilor
• Controlul CMDR – Aspecte profesionale
• Sinteza controalelor: Ce vizează fiecare instituție

De ce este important sa fim pregatiti pentru inspectii?

Indiferent de marimea sau vechimea unui cabinet stomatologic, controalele din partea institutiilor statului sunt inevitabile. Ele pot fi anuntate sau inopinate, pot viza aspecte administrative, medicale, fiscale sau de siguranta, iar lipsa documentelor sau nerespectarea procedurilor poate duce la sanctiuni, suspendari sau chiar retragerea Autorizatiei Sanitare de Functionare.

Acest articol este un ghid practic, care sintetizeaza toate informatiile relevante despre inspectiile realizate de principalele autoritati. Vei afla ce se verifica, ce registre si protocoale sunt cerute, si cum poti pregati cabinetul astfel incat sa fii mereu in conformitate cu cerintele legale.

Scopul nu este doar sa “treci controlul”, ci sa integrezi bune practici care iti optimizeaza activitatea zilnica, reduc stresul echipei si imbunatatesc experienta pacientilor.

Ce institutii pot controla un cabinet stomatologic?

1. DSP – Directia de Sanatate Publica
2. ANMDMR – Agentia Nationala a Medicamentului si a Dispozitivelor Medicale
3. ANAF – Agentia Nationala de Administrare Fiscala
4. CNCAN – Comisia Nationala pentru Controlul Activitatilor Nucleare
5. ITM – Inspectoratul Teritorial de Munca
6. ANPC – Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorului
7. CMDR – Colegiul Medicilor Dentisti din Romania

Controlul DSP: Ce documente si proceduri sunt verificate?

Documente generale

• Autorizatia sanitara de functionare (ASF)
• Certificat de Inregistrare in Registrul Unic al Cabinetelor Medicale
• Contract de spatiu (proprietate / inchiriere) sau Contract de colaborare
• Afisarea programului de lucru
• Afisarea drepturilor si obligatiilor pacientilor
• Afisarea tarifelor practicate
• Regulament de Organizare si Functionare (ROF)
• Regulament de Ordine Interioara

Protocoale si instruiri

• Protocol scris si afisat de igiena
• Protocol scris si afisat de dezinfectie
• Protocol scris si afisat de sterilizare
• Instructiuni de utilizare afisate langa sterilizator
• Proces verbal de instruire privind precautiile universale (OMS 1101/2016)
• Proces verbal instruire privind trusa de urgență (OMS 1761/2021 – Cap. III, Art. 13)
• Proces verbal de instruire pentru utilizarea echipamentelor sub presiune
• Dovezi instruire personal (igiena, sterilizare, dezinfectare)

Planuri si contracte

• Plan de curatenie + grafic zilnic completat
• Ridicarea deșeurilor biologice – minim 1 dată/lună, conform legislației locale
• Contract si procese-verbale firma deseuri cu risc biologic
• Contract si procese-verbale firma DDD (Dezinsecție, Dezinfectie, Deratizare)
• Plan DDD + dovezi executare (procese verbale, facturi)

Aparatura si materiale verificate in controlul Directiei de Sanatate Publica

• Fise cu Date de Securitate pentru substante, Fise cu Date Tehnice, Manuale de utilizare
• Trusa de urgență medicală (Să existe, să fie completă și în termen)
• Avize produse biocide pentru dezinfectanti
• Declaratii de conformitate si/sau Certificate de conformitate dezinfectanti si aparatura medicala
• Conditii de pastrare pentru substantele biocide
• Dovezi mentenanta aparatura (sterilizator, unit etc.)
• Raport de instalare, punere in functiune si instruire
• Etichetare truse sterile cu data si persoana responsabila
• Saci pentru deseuri cu risc biologic – trasabilitate
• Frigider pentru deseuri cu risc biologic (1 ridicare pe saptamana sau mai rar)
• Grafic monitorizare temperatura deseuri

Registre de sterilizare

• Registrul de sterilizare
• Registrul de sterilizare chimica la rece
• Registrul de deseuri
• Registrul de curatenie
• Registrului de anestezice (Conform Normelor de igienă OMS 119/2014, Anexa 1)

Registre generale

• Registrul unic de control
• Registrul de consultatii
• Registrul de programari
• Registrul pentru reclamatii si sesizari
• Registrul pentru incidente si reactii adverse

Nota: Toate registrele trebuie să fie completate zilnic, lizibil și păstrate minimum 5 ani

Personal medical

• Fise post, contracte munca, ecusoane personal
• Controale medicale angajati (medicina muncii
• Certificatul de la Colegiul Medicilor avizat pe anul curent
• Asigurari malpraxis pentru personalul medical

Nota: Asigurarea de malpraxis trebuie să acopere tipul de activitate desfășurat (ex: chirurgie, implantologie etc.)

Controlul ANMDMR: Trasabilitate si dispozitive medicale

Agentia Nationala a Medicamentului si a Dispozitivelor Medicale verifica:

• Certificat de Inregistrare al firmei si Certificatul Constator al punctului de lucru
• Documentul de identitate al administratorului sau al imputernicitului acestuia
• Decizie de numire a Persoanei Responsabile de dispozitive medicale ( Conf. HG 54/2009 si Regulamentului (UE) 2017/745 (MDR) )
• Facturi, Declaratii de conformitate, Certificate de conformitate si Manuale de utilizare / instrucțiuni
• Trusa de urgență și verificarea periodică a conținutului
• Registrul de anestezice
• Registru de trasabilitate
• Dovezi de formare/instruire a personalului privind utilizarea corectă a echipamentelor ( sub presiune / ce implica riscuri pentru personal )

Control ANAF: Aspecte fiscale si documente

Agentia Nationala de Administrare Fiscala poate solicita:

• Documente generale de identificare fiscala (CIF, Constatator etc.)
• Declaratii fiscale depuse (lunare/trimestriale, declaratia unica pt CMI sau PFA etc.)
• Registru de casa
• Registru de evidenta fiscala ( Pentru: CMI si PFA )
• Facturi emise si primite
• Chitante, bonuri, extrase bancare, NIR-uri (Notă de intrare-recepție)
• Cartea mare si fisele de cont (pentru SRL)
• Dovada achitarii taxelor si impozitelor
• Contracte de munca, state de plata
• Fise de post, pontaje/condica de prezenta

Controlul CNCAN: Echipamente radiologice

Pentru cabinetele care folosesc aparatura radiologica, Comisia Nationala pentru Controlul Activitatilor Nucleare controleaza:

• Autorizatia de functionare emisa de CNCAN
• Contract de service pentru aparatul radiologic
• Buletine de verificare metrologica
• Dovada instruirii personalului care utilizeaza echipamentele
• Protocol de siguranta radiologica
• Numirea responsabilului cu radioprotecția (RRP)
• Registrul de dozimetrie (unde se aplica)
• Evidența expunerilor și jurnalul de utilizare al aparatului radiologic
• Planul de intervenție în caz de accident radiologic
• Marcaje și semnalizare corespunzătoare

Controlul ITM: Legislatia muncii

Inspectoratul Teritorial de Munca verifica:

• Contractele de munca si fisele postului
• Respectarea programului de munca (Legea 53/2003 – Codul Muncii, art. 119)
• Regulamentul Intern
• Registrul de evidenta a salariatilor (Revisal)
• Dovada controalelor de medicina muncii
• Dovezi de instruire privind securitatea si sanatatea in munca
• Echipamentele de protectie oferite angajatilor
• Verificari de catre Inspectoratul pentru Situații de Urgență (ISU) – in anumite situatii
• Document de evaluare a riscurilor profesionale
• Numirea persoanelor responsabile cu SSM/PSI (prin decizie internă)
• Raportul privind accidentele de muncă (dacă există incidente raportate)
• Dovezi ale consultării angajaților în probleme de SSM

Control ANPC: Protectia consumatorilor

Ce poate verifica Autoritatea Nationala pentru Protectia Consumatorului:

• Afisarea programului de lucru
• Afisarea tarifelor si serviciilor oferite
• Modalitatea de solutionare a reclamatiilor
• Registrul de reclamatii
• Contractele de prestari servicii (daca sunt utilizate)
• Etichetarea corecta a produselor oferite spre vanzare
• Informații clare privind identitatea prestatorului
• Respectarea drepturilor consumatorilor
• Lipsa practicilor comerciale incorecte ( publicitate înșelătoare, reduceri fictive etc.)

Controlul CMDR: Aspecte profesionale

Colegiul Medicilor Dentisti din Romania verifica:

• Calitatea actului medical
• Respectarea codului deontologic
• Dovada apartenentei la CMDR (certificat vizat anual)
• Eventuale sesizari primite din partea pacientilor
• Verificarea dreptului de liberă practică
• Documente medicale păstrate și completate corespunzător
• Participarea la cursuri EMC (Educație Medicală Continuă)
• Respectarea limitelor de competență

Sinteza controalelor: Ce vizează fiecare instituție

Pentru o bună organizare, cel mai eficient este să știi cine verifică ce. Tabelul de mai jos rezumă clar obiectul principal al fiecărui control:

Mai simplu decât pare:

Deși pare mult, totul ține de organizare și actualizare constantă. Dacă ai dosarele pregătite, registrele completate și personalul instruit, controalele nu vor mai fi o sursă de stres, ci doar o verificare formală a ceea ce deja funcționează bine în cabinetul tău.

Descoperiti gama completa Dr Mayer pentru dezinfectare si sterilizare – de la consumabile variate la echipamente esentiale – necesare pentru a respecta cerintele DSP si a sustine conformitatea clinicii.

Descopera mai multe informatii utile in urmatoarele articole:

• Dezinfectie si Curatare – Protocol Dr. Mayer
• Intretinerea Cabinetului – Protocol de Sterilizare si Dezinfectie
• Testele de Autoclav in Stomatologie – Ce sunt? Cum se folosesc?
• Mentenanta Saptamanala a Autoclavului